보도자료 작성 사례 실무

보도자료 ‘작성→배포→기사화’ 실제 사례

보도자료 작성이 끝나면 대체로 ‘보도자료 배포 → 취재 응대 → 매체 모니터링 → 보도 스크랩 및 보고서 작성’과 같은 흐름을 탄다. 보도자료는 내용과 형식도 중요하지만, 그 배포 시기를 잘 맞춰야 기사화 확률을 더욱 높일 수 있다. 보도자료는 타이밍이다.

1. 보도자료 배포

보도자료 배포 시기는 언제가 좋을까? 언론사(일간지)의 첫 편집회의(오전 10시경)에 반영될 수 있도록 하루, 이틀 전에 구두로 설명하거나 자료를 배포한다. 조간의 경우 전일 오후 6시 또는 오전 8시경에 배포하면 좋다. 이벤트 안내 보도자료일 경우 행사일 약 1주일 전에 보내야 한다(기자에게 시간적 여유를 주어야 한다).

*일간지, 주간지, 월간지 편집 스케줄

1) 조간지 - 오전 10시 전후의 편집회의에서 주요 편집 아이템을 선정하고, 오후 2시경 경제섹션 기사 마감, 이어 4시 30분까지 주요 기사의 지면을 확정하고 기사 마감(만약 조간지 기자와 통화를 원한다면 가급적 이 시간대를 피해주는 것이 좋다). 이후 시간엔 가판 게재 내용을 자체적으로 점검하고 통상 6시 이후면 가판 출고.

2) 석간지 - 조간보다 이른 오전 7시 30분 즈음에 편집회의를 갖고 9시경 기사 마감(오전 10시경까지는 석간지 기자에게 전화하지 않는 것이 좋다). 이후 가판 내용을 자체적으로 점검하고 12시경 가판 출고.

3) 주·월간지 - 시사 주간지는 주로 수·목요일에, 경제 주간지는 주로 월·화요일에 발행. 보통 발행일 이틀 전에 기사가 마감된다. 월간지는 매월 중순 기사를 마감해 20일 내외에 발행한다.

* 보도자료 e메일로 보내기

1) 보도자료 메일 용량은 최대한 가볍게
기자들은 하루 평균 50여 개 이상의 보도자료를 메일을 통해 받는다. 용량으로 보면 한 달 평균 5GB 이상을 쓰게 된다. 따라서 보도자료는 텍스트 위주로 보내는 것이 좋고, 사진 파일의 경우 압축해야 한다.

2) 파워포인트 자료는 요청이 있을 때만
메일 용량을 늘리는 주범 중의 하나는 파워포인트, 엑셀 등의 파일이다. 텍스트나 워드 파일에 비해 용량이 최대 10배 이상이 되기 때문에 기자들이 읽지 않고 버리는 경우가 다반사다. 자료를 원하는 기자에게만 보내주는 것이 적절하다.

3) 파일 첨부 전에 바이러스 검사는 필수
기자 메일로 파일을 보내기 전에 혹시 바이러스에 감염되지 않았나 반드시 확인해야 한다. 바이러스 파일을 보낸 회사(또는 홍보 담당자)를 미더워 할 기자는 없다.

4) 전화는 용건만 간단히
기자들은 ‘바쁘다’는 말을 입에 달고 산다. 그런 사람들을 두고 말을 길게 하는 것은 역효과가 난다. 가끔 보낸 메일의 내용을 전화로 꼬치꼬치 ‘친절하게’ 설명하는 경우가 있는데, 이미 보낸 메일 내용을 다시 반복하는 것은 사족에 불과하다. 자료를 잘 받았는지 확인 정도에 그치면 된다.

5) e메일 주소는 직접 파악
기자의 출입처 확인을 위해 편집국에 전화를 거는 경우가 자주 있다. 하지만 전화를 받는 기자 중 일부는 이를 매우 불쾌하게 여기는 게 사실이다. 우선 사이트를 통해 관련기사를 검색, 담당기자를 확인 후 최종 확인차 신문사로 전화하는 방법이 올바르다.

* 보도자료 배포 시 유의할 점

1) 여러 기자에게 보도자료를 보내지 마라 - 여러 기자에게 보내면 기사화될 확률이 높다고 생각하는 경우가 많다. 하지만 이는 담당기자를 무시하는 것이다. 모든 신문에는 아이템별, 출입처별로 담당기자가 따로 있다. 확실하게 담당기자를 파악한 뒤 해당 기자에게만 보도자료를 보내는 것이 좋다.

2) 보도자료를 보낸 후에는 반드시 전화 연락을 하라 - 이것은 기본 에티켓이다. 혹시라도 기자가 외부에 있어 보도자료를 확인하지 못할 경우 해당 기자가 물먹는(?) 수도 있다.

 

3) 보도자료 배포

-  온라인 : 뉴스와이어(www.newswire.co.kr), 연합뉴스 보도자료(www.yna.co.kr) 

 

2. 보도자료에 대한 취재 응대

1) 보충 취재에 대비, 미리 충분한 관련자료를 확보하고 내용을 숙지하고 있어야 한다. 설령 충분한 답변을 할 자신이 없더라도 피하지 않는 것이 좋다(그것이 최소한의 예의임과 더불어 기자와의 관계를 원활하게 하는 데 도움을 줄 수 있고, 미연에 오보를 막을 수 있도 있기 때문이다).

2) 기자가 보다 전문적인 내용을 문의할 경우 해당 부서장에게 연결하는 것이 좋다. 사전에 보도자료에 관련 담당자(실무자)와 연락처를 명기해야 함은 물론이다.

3) 기자 질문에 대해 잘 알지도 못하면서 함부로 언급해서는 절대 안 된다(추측성 답변은 나중에 위기 상황 발생의 화근이 될 수 있는 ‘시한폭탄’임을 명심하라).

4) 부정적인 보도 가능성에 대비하여 경영 수치, 임직원 현황 등 기본적인 자료는 항시 준비되어 있어야 하고 수치는 반드시 통일되어야 한다.

5) 기자들은 ‘빈틈이 없는 사람’이라는 것을 잊지 말고 매사에 허술하지 않게 응대해야 한다.

3. 매체 모니터링

1) 가판 체크
가판을 점검하는 가장 중요한 이유는 회사에 불리한 기사나 투고가 게재되었는지, 아니면 전달한 보도자료가 잘못 이해돼 엉뚱한 내용이 기사화되지 않았는지 확인하고 조치하기 위함이다. 통산 조간지의 경우 오후 6시경이면 광화문 동아일보 옆 가판 집결지에서 확인할 수 있다.

2) 인터넷 기사검색
최근에는 대부분의 언론사가 인터넷 웹사이트를 운용, 주요 기사를 제공하고 있으므로 수시로 기사검색 이 가능하다.

 

. 보도자료 작성요령 및 유의사항(보건복지부)

1) 보도자료 작성 기본방향

	○	현행 보도자료 배포체제를 유지하고 내용요약·중간소제목 첨부, 충분한 참고자료 제공 등을 통해 쉽고 충실한 보도자료 생산
	○	보도자료 배포시기·홍보효과 등 철저 분석을 통한 홍보의 기획성 제고

2) 세부작성요령

	○	제목붙이기
		-	문서 제목형과 신문기사형을 병행 사용하되 신문기사형을 더 많이 활용, 보다 적극적인 정책 및 업무소개
		-	다만, 예민한 사안은 문서제목형을 사용하여 논란 소지 제거

	○	보도자료 내용 구성
		-	주요내용을 80자 이내의 전문(Lead)으로 부각시킨 후 서술식 설명을 부가 → 보도자료 내용의 왜곡방지, 사실 그대로 기사화하도록 유도
		-	중요한 정책 보도시에는 본문 중간에 소제목, 중점사항 부각
		-	참고자료나 설명이 부족한 경우 보도자료 핵심을 파악하지 못하고 부정적 측면만 부각되므로 사례·도표를 제시, 정책의 효과와 변화 등을 쉽게 파악토록 함
		-	국민에게 미치는 영향, 기대되는 효과 등을 가급적 보도내용에 포함토록 할 것

3)	작성 양식 및 예시
단체 로고· 심볼마크 보도자료 자료배포일 OO월 OO일 매수 총 OO매 보도일시 OO월 OO일 조간/석간부터 報道하여 주시기 바랍니다. 담당부서   과장 (漢文)   ☎     사무관 (漢文)
※ 담당과장 및 사무관 성명 작성시 반드시 한글 및 한문으로 작성요

제목 : (주로 신문기사형 사용)

<주요 내용> 자료를 한 눈에 파악할 수 있는 내용 명기

○    ○    ○    ○

	○	前文(Lead) : 주요내용을 80자 이내로 서술
	○	본문
		-	서술식 작성을 원칙으로 함
		-	본문 중간에 소제목을 달아 내용파악을 도움
		-	짧은 문장으로 쉽게 작성하되, 매수에 구애받지 말 것
		-	향후 추진계획 등도 명시
		-	사례·도표 등도 첨부
		-	필요시 ㉮, ㉯, ㉰로 구분 서술
		-	보도내용중 人名은 한글·한문으로 병행 기재요
			(단, 외국인의 人名은 우선 한글로 발음을 표기하고 로마자를 병기함.)
			※참고자료

 

언론에 보도되는 첩경은 보도자료를 만들어 언론 발표(press releases)를 하는 것이다. 뉴스의 핵심 내용을 알기 쉽게 요약해 기사체로 만든 글을 보도자료라고 한다.

보도자료는 언론인이 크게 손질을 하지 않아도 기사로 쓸 수 있도록 신문 기사체로 작성한다. 좋은 사진이나 표, 그림도 언론의 보도에 도움이 된다.

예전에는 언론사에 보도를 요청하는 것이 쉬운 일이 아니었다. 보도자료도 일일이 갖다 주거나 배달을 시켜야 했다. 신문방송마다 매일 산더미 같이 우편물이 전달되고, 이런 우편물을 분류해 기자들에게 전달하는 사환들이 신문사나 방송사마다 있었다.

우편물의 시대가 가고 80년대 팩스의 시대에 이어 90년대 후반부터는 e메일이 보도자급증하고 있다.

게다가 요즘은 어느 신문의 어느 기자가 무엇을 담당하는지 인터넷만 검색해보아도 쉽게 알 수 있다. 또 해당 기자의 e메일도 기사에 나와있어 기자의 연락처를 쉽게 파악할 수 있다.

요즘은 보도자료 e메일 배포가 가장 쉽고 빠른 보도 요청 방법이 되었다. e메일이 언론 매체를 향해 열린 창이라는 것을 알게 되면서 기업 홍보실이나 기관, 단체가 언론인에게 보내는 보도자료의 숫자도 기하급수적으로 늘어나고 있다.

또한 뉴스와이어(www.newswire.co.kr)처럼 보도자료를 언론사와 포털에 전송을 대행해주는 회사도 생겨나 언론에 뉴스를 알리기가 매우 쉬워졌다.

보도자료의 위력은 기자를 상대해 본 사람이라면 쉽게 알 수 있다. 뉴스거리가 있어서 기자에게 전화를 하면 늘 바쁜 일에 쫓기는 기자는 조금 얘기를 듣다가 대뜸“보도자료가 있나요?”하고 묻는다. “e메일로 보내면 검토 한 뒤 기사화할 지를 알려주겠다”고 하고 전화를 끊는다. 없다고 하면“보도가 되기를 원하는 내용을 글로 간략하게 정리해서 e메일로 보내달라”고 한다.

언론인들은 왜 보도자료를 좋아할까? 우선 바쁘기 때문이다. 전화를 하거나 만나서 녹음을 해서 들은 얘기를 정리해 기사화하는 데는 많은 시간이 소비된다. 반면에 보도자료를 보고 그 중 중요한 핵심 내용을 정리해 기사로 만드는 데는 그다지 많은 시간이 걸리지 않는다.

기자가 보도자료를 좋아하는 또 다른 이유는 문서로 하는 커뮤니케이션이 말로 전달하는 것보다 훨씬 정확하기 때문이다.

다음은 보도자료 통신사 뉴스와이어(www.newswire.co.kr)가 기업회원에게 권장하는 보도자료 작성요령이다.

보도자료는 신문 기사체로 작성한 뉴스입니다. 보도자료를 만들 때에는 아래의 사항에 주의하시기 바랍니다.

 

보도자료 작성요령

 

1. 간명하고 함축적인 제목

보도자료에서 가장 중요한 것은 제목입니다. 독자는 보도자료의 제목만 보고 이 글을 읽을 지 여부를 결정하게 됩니다. 특히 인터넷 뉴스의 경우 더욱 더 그렇습니다. 따라서 보도자료의 제목은 고속도로의 표지판처럼 몇 글자만으로 무슨 얘기인지 금세 알 수 있어야 합니다. 보통 신문의 제목은 길어야 20글자이므로 제목은 짧아야 합니다.

 

2. 문어체 보다는 구어체로 작성
말을 하듯 글을 쓰는 것이 중요합니다. 공식적인 뉴스라고 해서 한자어를 남발해 문어체로 작성하면 내용이 어려워집니다. 또 뉴스가 생생하게 전달되지 않습니다. 특히 독자는 딱딱한 문어체 제목보다 직설적인 구어체 제목에 더 눈이 끌린다는 점을 명심해야 합니다.

 

3. 사건의 의미와 중요성 강조
보도자료를 쓰는 이유는 대중과 언론이 알아야 할 어떤 사건이 발생했기 때문입니다. 사실의 전달도 중요하지만, 보도자료 내에 이 사건에 대해 주변 사람들이 왜 관심을 가져야하는 지에 대하여 충분한 설명이 있는지 확인해 보기 바랍니다.

 

4. 첫 문장은 완결성을 지녀야
기사의 첫문장을 흔히 리드(lead)라고 부릅니다. 뉴스에서 첫 문장은 대단히 중요합니다. 첫문장만 읽어보아도 전체의 내용이 한눈에 들어오도록 작성해야 합니다. 그래야 독자는 뉴스의 전체 내용에 대하여 감을 잡고 다음 문장을 읽을 지 여부를 결정합니다. 그러나 기획성 보도자료의 경우 전체 내용을 함축한 첫문장 대신에 독자의 호기심을 이끌어내는 첫문장을 도입하는 것도 가능합니다.

 

5. 본문은 역 피라미드 형식으로
보도자료는 반드시 역 피라미드 형식으로 작성해야 합니다. 가장 중요한 정보를 앞부분에 쓰고 뒤로 갈수록 덜 중요한 내용을 나열하는 방식을 역 피라미드 형식이라고 합니다. 보도자료나 기사가 긴 경우 언론인이나 편집자는 기사를 뒤부터 자르게 됩니다. 독자역시 제목과 기사의 앞부분을 읽다가 흥미를 느끼지 못하면 다른 기사를 보게 됩니다.

 

6. 과장하지 말고 진실에 충실해야
보도자료는 뉴스와 인터넷을 통해 전국은 물론 전세계에 알려지므로 거짓이나 과장은 금세 들통 나게 됩니다. 욕심이 앞서 보도자료에 허위 사실을 담았다가 신뢰성에 큰 타격을 입는 경우가 종종 있습니다. 특히 언론인은 설득력 있는 근거를 제시하지 않고‘최고의’ ‘혁명적인’ ‘최초의’ 같은 형용사나 수식어를 남발한 보도자료를 신뢰하지 않습니다.

 

7.독자의 입장에서 쉽게 작성
보도자료를 작성할 때 가장 유의해야 할 점은 발표자의 입장이 아닌 독자의 입장에서 글을 써야 한다는 것입니다. 보도자료를 작성하다보면 자신을 홍보하는데만 사로잡혀 독자가 어떤 정보를 가치있게 느끼는지 생각하지 못하는 경우가 많습니다. “이 글이 대중의 삶과 어떤 관련이 있고 어떤 영향을 미칠 것인지 제대로 알려주고 있는가?”를 보도자료를 만들면서 계속해서 되묻기 바랍니다. 특히 난해한 전문 용어는 대중의 관심에서 멀어지는 것을 자초하는 지름길이라는 것을 명심해야 합니다.

 

8. 6하 원칙에 따라 핵심내용 요약
보도자료에는 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 했는지에 대한 정보가 반드시 포함돼야 합니다. 6하 원칙은 뉴스보도의 기본입니다. 보도자료를 작성을 한 뒤 이중 하나라도 빠진 것이 없는지 꼼꼼히 점검하기 바랍니다.

 

9. 핵심이 무엇인지 분명히 해야
보도자료는 핵심내용이 무엇인지 분명히 나타나 있어야 합니다. 이런 얘기 저런 얘기를 일관성 없이 나열하는 것은 바람직스럽지 않습니다. 할 얘기가 아무리 많다 하더라도 이 가운데 무엇이 핵심내용인지 분명히 하고 보도자료를 작성해야 합니다.

 

10. 문장은 짧아야
신문사나 방송사 데스크는 늘 기자에게 문장을 짧고 명료하게 쓰라고 주문합니다. 그래야 독자가 읽기 쉽고 뜻이 분명해지기 때문입니다. 신문 기사의 경우 한 문장의 평균 글자수가 60자 정도 입니다. 보도자료도 이 숫자에 맞추는 것이 바람직합니다. 자꾸 글이 길어질 때에는 한 문장에 한 개의 아이디어만 담는다고 생각하고 문장을 만드는 것이 좋습니다. 두개의 아이디어를 하나의 문장에 담는 복문은 피해야 합니다.

 

11. 긴 보도자료는 본문과 해설로 분리
보도자료의 본문은 A4용지 한 페이지를 넘기지 않는 것이 좋습니다. 신문에 실리는 뉴스를 보면 A4 한 장 이상의 기사는 거의 없습니다. 다만 전문지나 잡지의 경우는 긴 기사를 쓰는 경우도 있습니다. 이를 감안해야 한다면 본문 뒤에 해설이나 참고자료 또는 용어설명을 붙여주는 것이 좋습니다

 

12. 코멘트는 신뢰성을 높여
뉴스의 신뢰성을 높이는 가장 좋은 방법은 관련된 인물의 코멘트를 보도자료에 넣는 것입니다. 보도자료에 “ ” 같은 인용 부호를 넣어 사장, 임원, 개발책임자, 기관장의 코멘트를 넣으면 언론인과 독자는 훨씬 내용에 신뢰감을 갖게 됩니다. 이름을 밝히지 않고 OO업체 관계자 같은 용어를 쓰는 것은 신뢰성을 약화시킵니다. 코멘트를 붙일 때 명심해야할 것은 그 인물이 해당 분야에 대해 전문가적인 식견을 갖고 있다는 것을 느낄 수 있게 붙여야 합니다. 대체로 전문가적인 식견을 느끼게 해주는 코멘트는 사건의 의미와 전망을 담는 것인 경우가 많습니다.

 

13. 사진도 뉴스가치를 판가름
지금은 비주얼 시대입니다. 신문의 편집자는 하루 종일 독자의 눈을 오래 잡아놓을 수 있는 비주얼한 지면을 꾸미기 위해 고민합니다. 그러다 보니 별 내용이 아닌데도 사진이 좋아 기사화되는 일이 자주 벌어집니다. 신문 편집자의 눈은 아주 까다로우므로 사진은 전문가가 촬영한 것을 쓰는 것이 좋습니다. 특히 인물이나 물건을 찍는 경우에는 조명에 따라 분위기가 전혀 달라지므로 스튜디오에서 촬영을 하는 것이 좋습니다. 원리를 알기 쉽게 설명한 그래픽이나, 연도별 추세를 나타낸 그래프나 도표를 준비하면 더 의미가 명확하게 전달됩니다. 뉴스와이어의 장점은 좋은 보도자료 관련 사진을 언론인이 쉽게 검색해볼 수 있게 한 것입니다.

 

14. 평범한 텍스트 파일이 바람직
일반적인 보도자료는 보도문과 사진으로 구성됩니다. 보도문은 e메일 프로그램에서 첨부파일을 열지 않아도 메일의 본문에서 바로 볼 수 있도록 하는 것이 가장 좋은 방법입니다. 그래야 언론인이 한눈에 신속하게 내용을 파악할 수 있기 때문입니다. 간혹 멋있게 보이기 위해 사진과 글을 조합해 보도자료를 만드는 경우가 꽤 있습니다. 하지만 언론인은 이런 보도자료를 기피합니다. 글과 사진을 섞어 놓으면 언론인이 포토샵 같은 프로그램을 써서 사진을 분리해 내느라 애를 먹기 때문입니다. 보도문을 첨부하지 않는 것이 불안하다면 보도문을 e메일에 본문으로도 넣고 첨부도 하는 것도 방법입니다.

 

15. 문의처, 회사소개, 웹주소 기재
보도자료에는 반드시 발표 담당자 이름, 전화번호(또는 이메일)가 기재되어 있어야 합니다. 그래야 언론인이 내용을 확인하고 궁금한 것을 물어볼 수 있습니다. 요즘에는 보도자료에 웹사이트와 간단한 회사 소개글까지 붙이는 것이 보편화되고 있습니다.

 

16. 키워드를 보도자료에 삽입
뉴스와이어는 보도자료를 대형 포털에서 볼 수 있는 시대를 열었습니다. 포털에 전송된 보도자료는 키워드에 의해 검색돼 대중에게 노출될 가능성이 높습니다. 따라서 보도자료를 작성할 때에는 대중이 잘 사용하는 적절한 키워드를 넣어서 작성하는 것이 좋습니다.